GTD – A arte de fazer acontecer (Eu já sabia!!)

Responda rápido e honestamente: quem aqui consegue zerar a caixa de e-mail todos os dias? Se sua resposta foi “sim”, parabéns, você é uma exceção! Mas se você respondeu “de vez em quando”, ou “nunca”, não se sinta mal. Você faz parte do grupo de pessoas que não conhecem a metodologia GTD ou não leram o livro “A arte de fazer acontecer” de David Allen da editora Campus.

O livro fala sobre a metodologia “Getting things done” ou simplesmente “GTD”, que efetivamente salvou a minha vida de webdesigner freelancer, ajudando a gerenciar as tarefas do meu dia-a-dia.

Quando eu digo salvou a minha vida, eu quero dizer num aspecto bem amplo mesmo. A metodologia tem como princípio básico que você deve organizar todas as suas demandas num sistema confiável, para que a sua mente esteja livre para executar a tarefa mais eminente sem se preocupar com as outras tarefas seguintes. Por exemplo: muitas pessoas tem o hábito de fazer uma lista de tudo que pretendem fazer no dia. Elas escolhem uma tarefa (em geral a que mais gostam, ou menos pior!!), executam e depois de concluída, escolhem outra. A questão é: Se no fim do dia você deixar de concluir uma ou duas tarefas, qual tarefa você fará primeiro no dia seguinte? E por quê? Como você gerencia esse acúmulo? E se o seu chefe disser no meio do dia que quer uma tarefa que você não estava fazendo “para ontem”, como você administra essa pressão? São estas questões é que trata a metodologia GTD. O objetivo central é administrar todas as tarefas deixando você focado na que estiver fazendo. O resultado é simples. Sucesso!!!

Antes de ler o livro veja  como conheci a metodologia GTD

Livro "A arte de fazer acontecer"Por volta do ano de 2007 eu sempre esbarrava com o termo GTD em alguns blogs e isso sempre me intrigava, mais mesmo assim não corria atrás para tentar entender. Sabia que a galera falava eu ficava boiando sobre o assunto. Até que um dia eu li no blog do Marco Gomes em janeiro de 2008, um artigo bastante interessante e entendi bem como funcionava a metodologia na sua essência e acabei optando pelo serviço web de gerenciamento de tarefas o “Remember the Milk”. Desde então amadureci os meus conhecimentos sobre o assunto e aumentei muito a minha produtividade.

Falo isso com 100% de certeza, pois sou “uma empresa de uma pessoa só” e além de desenhar layouts, eu possuo tarefas como prospectar novos clientes, atualizar conteúdo de meus clientes fixos, escrevo artigos aqui no blog, gerencio pagamentos; além disso, ainda há a questão que eu trabalho em casa, ou seja, eu levo e trago os meus filhos na escola, participo de algumas atividades com eles e mesmo assim, a minha vida está sob controle, mesmo com tanta pressão. Eu costumo dizer para os meus amigos que “minha vida está no GTD”!!! É disso que o livro aborda. Mesmo antes de ler o livro, eu já praticava uns 80% da metodologia. O livro me fez ter uma visão mais técnica de alguns pontos. O que só aumentou mais a minha vocação no uso do GTD.

Mais afinal, como funciona o GTD e como eu o aplico?

A metodologia GTD baseia-se em 5 macro-etapas, são elas:

  1. coletar – essa etapa visa a listar todas as tarefas que você tem hoje e todo os seus detalhes, sem exceção.
  2. processar – aqui a função é “dar peso individual às tarefas”. Na minha opinião, é a etapa mais importante e mais difícil, pois no começo tendemos a “amenizar” a importância de algumas tarefas por questões das mais variadas. Com experiência de uso, aferimos melhor essa etapa.
  3. organizar – uma vez que já sabemos o grau de importância e urgência de cada tarefa, fica mais fácil organizá-las. Essa etapa visa justamente fazer uma fila bem definida e clara de ser visualizada.
  4. revisar – mesmo com tudo organizado, sempre acontece os imprevistos. Nessa etapa podemos rever, reorganizar a lista de tarefas, além de ajustar caso haja qualquer mudança necessária.
  5. executar – e por fim, a execução da tarefa em si.

Além das macro-etapas do GTD, eu adaptei duas realidades para a minha metodologia de trabalho: “relógio biológico” e “presença do cliente”. Calma, eu explico! 😀

Meu relógio biológico funciona da seguinte maneira: pela manhã sou mais lento, menos concentrado; à tarde sou mais produtivo, mais focado; e pela noite eu sou mais criativo, mais sensível. Durante esses dois anos com freelancer, eu percebi o seguinte comportamento dos meus clientes: na parte da manhã eu dificilmente recebo algum telefonema. A não ser por e-mail, que em geral é escrito na noite anterior. Na parte da tarde, perto do início da noite é quando sou mais solicitado. Chegando até ultrapassar o horário comercial com as suas solicitações. Então eu cheguei ao seguinte formato:

  • Pela manhã eu faço tarefas que são mais burocráticas, que não me exijam muita concentração, por exemplo responder e-mails, fazer planejamentos burocráticos e administrativos.
  • No período da tarde eu costumo a fazer produção pesada. Monto páginas HTML, atualizo conteúdo, trato imagens, etc…
  • Já à noite é a hora da criação. Como tudo está mais calmo, eu posso realmente “viajar” experimentando e pesquisando conceitos nos layouts.

Pensando como o autor

David Allen cita no capítulo I um pensamento que considero fundamental para o entendimento da metodologia:

[…] Considero o termo “trabalho” em seu sentido mais universal, como qualquer coisa que você deseja ou precisa fazer […] Para mim, semear o jardim ou atualizar meu testamento é trabalho, do mesmo jeito que escrever este livro ou treinar um cliente. […]

Esse pensamento é muito mais que uma simples lista de tarefas. O autor propõe que você considere tudo como tarefa. E dessa forma poderá se concentrar e executar a tarefa atual com 100% de atenção, pois você saberá que tudo está sob controle.

Claro que eu sei a dificuldade que temos em aplicarmos esse conceito na “nossa vida”, pois o impacto é total. Para isso David Allen criou o chamado “Diagrama do Fluxo de Trabalho”. Nele você encontra um caminho para seguir com perguntas-chaves que você deve fazer para si mesmo quando estiver sobre uma nova tarefa. Veja a ilustração abaixo e forme a sua própria opinião.

diagrama-do-fluxo-de-trabalho

Conclusão sobre a metodologia sugerida pelo o autor

Marco Gomes menciona no seu artigo que nem toda metodologia, por melhor que seja, serve para todas as pessoas. E eu concordo com ele. O livro abrange conceitos muito mais amplos que o Remember the Milk por exemplo. Eu mesmo já estava com a minha vida resolvida com o conhecimento que adquiri. Mas certamente o livro ajuda a enriquecer ainda mais o conceito, dando exemplos claros de grandes clientes com seus problemas reais q ue foram ajudados pelo GTD. O mais importante é que todos busquem a sua “metodologia pessoal”. Mas eu acredito que para aqueles que já aplicam ou estão iniciando na metodologia GTD, o livro é uma ótima opção de agregar conhecimento fundamentais na produtividade efetiva de todos nós.

Espero que vocês tenham gostado da resenha, e deixo duas citações que estão no livro e sirvam de motivação para todos vocês.

O ancestral de toda ação é o pensamento” – Ralph Waldo Emerson

O começo é metade de toda ação” – Provérbio Grego

A palavra-chave “ação” é de propósito!!! Até a próxima!

Abraços!
😀

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